Anforderungen an den Ort - Checkliste

Engagement von antenne 1

Der Hitradio antenne 1 Feiertag, wir feiern unsere Geburtstagsparty bei Euch: Am 21.09.2019 steigt das große Gratis-Festival (begrenztes Ticketkontingent). Diese Übersicht  ist als Auszug der wichtigsten Punkte für die Kooperation zu sehen.  Je nach Örtlichkeit werden sich weitere Aufgaben ergeben. Wir sehen diese Veranstaltungskooperation als gemeinsames Projekt zwischen Gemeinde und uns.

Wir kümmern uns um:

Bühne:

  • Organisation des Bühnenprogramms am 21.09.2019 mit aktuellen Stars & Sternchen von ca. 14:00 Uhr – 22:15 Uhr
  • Komplette Künstlerabwicklung vom Booking, Planung und Umsetzung der An- und Abreise, Hotel bzw. Nightliner Organisation und Betreuung vor Ort.
  • Komplette Veranstaltungstechnik bestehend aus Bühne, Licht- und Tontechnik der Location entsprechend

     

 Bewerbung & Nachbereitung:  

  • umfangreiche Vorbewerbung der Veranstaltung On Air auf der Gesamtbelegung und den Teilsendegebieten 
  • Integration Online auf der Homepage sowie in diverse Social Media Kanäle
  • redaktionelle Begleitung der Veranstaltung im Vorfeld und am Veranstaltungstag
  • Pressearbeit im Vorfeld und Betreuung der Pressevertreter vor Ort
  • Film- & Fotodokumentation der Veranstaltung

     

Allgemeines:

  • wir treten als Veranstalter auf
  • Abschluss einer Veranstaltungshaftpflicht Versicherung
  • Anmeldung und Übernahme der GEMA Gebühren
  • In Absprache mit den Behörden erstellen wir ein Sicherheitskonzept
  • Buchung des Sicherheitsdienstes zur Veranstaltungssicherung
  • Planung und Buchung aller Absperrzäune und Wellenbrecher für das Veranstaltungsgelände (bitte beachten bei „Ihr Engagement“)
  • Bereitstellung der Sanitäranlagen sofern benötigt (bitte beachten bei „sie stellen“)
  • Über unsere Partner stellen wir die, für die Getränke nötige Infrastruktur. Diese Partner haben die exklusiven Ausschankrechte für alle Getränke!
  • Einholen aller, für die Veranstaltung benötigten, Genehmigungen. Die Gemeinde unterstützt hierbei den Veranstalter  bei der Planung und Durchführung und sorgt, wenn nötig, für ein  beschleunigtes Genehmigungsverfahren.

Engagement der Gemeinden für den antenne 1 Feiertag:

Veranstaltungsgelände:

  • Stellung der Veranstaltungsfläche (mind. 20.000 m² = ca. 2 bis 3 Fußballfelder) im Zeitraum vom 14.09. – 28.09.2019 mit guter Verkehrsanbindung (optimal sind 2 öffentliche Zufahrtsstraßen zum Gelände. Beschaffenheit der Fläche: verdichteter Untergrund z.B. Wiese, idealerweise ist ein Teil der Fläche ca. 3.000m² (für den Bühnen-/Backstagebereich) geschottert oder befestigt (geteert/betoniert), Ackerflächen sind nicht möglich!
  • Bereitstellung eines bemaßten Geländeplans, Bilder, Ansprechpartnerliste, etc.
  • Parkfläche (keine Ackerflächen!) mind. 3.500 Fahrzeuge (ca. 30.000 m²) in fußläufiger Nähe zum Veranstaltungsort (max. 2 bis 3km Entfernung).
     

Infrastruktur und Personal:

  • Beleuchtung der Parkflächen und Wege zur Veranstaltungsfläche inkl. Wegeleitung bzw.  Ausschilderung. Organisation und Stellung des nötigen Einweisungspersonals für die Parkplätze (freiwillige Helfer).
  • Stellung von Auf- und Abbau Personal für die Absperrzäune und Wellenbrecher
  • Beauftragung eines Sanitätsdienstes und Einbindung der Feuerwehr (umliegenden Gemeinden können/sollten bei Bedarf einbezogen werden).
  • Stellung von Strom, Zu-/Abwasser Anschlüssen auf dem Veranstaltungsgelände nach Absprache mit dem Veranstalter.
     

Allgemeines:

  • Bereitstellung von Mülltonnen sowie Müllentsorgung und Reinigung der Veranstaltungsfläche nach dem Event.
  • Abschluss einer Betreiberhaftpflicht (Betreiber der Veranstaltungsfläche)
  • Versorgung der Besucher mit Speisen (Verkauf) durch Einbindung von Vereinen in Absprache  mit dem Veranstalter und Stellung der hierfür benötigten Infrastruktur. Das Warensortiment bzw. der jeweilige Hersteller  kann je nach Partner des Veranstalter vorgegeben werden und genießt somit exklusiv Rechte.
  • Kostenfreie Versorgung der Auf- und Abbau Helfer mit Essen nach Absprache mit dem Veranstalter.
  • Verteilung von Drucksachen (Plakate & Flyer) im Vorfeld – diese werden nach Absprache vom Veranstalter gestellt.

Die Anforderungen gibts auch als Download:

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So sollte das Gelände in etwa aussehen:

Klick zum Download