In 7 Schritten zu besseren Mails

2018 wurden weltweit über 280 Milliarden E-Mails täglich verschickt. Darunter befinden sich „super ausführliche“ Mails mit seitenlangen Romanen, die ich ziemlich nervig finde, vor allem im Job. Ich denke mir da oft: Was zur Hölle! Hätte der Verfasser nicht einfach die Mail kürzer und in weniger Worte schreiben können?

Welche Mails mich in den Wahnsinn treiben

Welchen Typen von Mailschreibern ich auch in die Kategorie eher nervig packen würde, sind die Leute, die ihre Mails gefühlt mit tausend angehängten Dateien und Links vollstopfen und die Menschen, die einfach kommentarlos Mails weiterleiten und einfach ein LG (Lieben Gruß) drunter packen. Mails schreiben kann dabei eigentlich ziemlich einfach und unkompliziert sein, wenn Ihr Euch kurz mit Eurem Anliegen auseinander setzt.

Ich hab für Euch sieben gute Tipps, wie Ihr wirklich gute und kurze Mails in Eurem Job schreiben könnt. Damit spart Ihr nicht nur Zeit, sondern seid auch weitaus effektiver.

Tipp 1:  Muss es unbedingt die Mail sein?

Oder reicht doch eher ein kurzes Gespräch am Telefon, um das Anliegen zu klären? Der persönliche Kontakt spart oft nicht nur das lästige Schreiben der Mails, sondern Ihr bekommt auch ein direktes Feedback und müsst vielleicht nicht Stunden warten bis Eure Frage beantwortet wird.

Tipp 2: An wen geht die Mail raus?

Macht Euch im Vorhinein klar, an wen die E- Mail rausgeht. Daraufhin könnt Ihr entscheiden, ob es eine informelle oder eine formelle Mail sein sollte. Dabei wird Euch auch schnell klar, ob das Duzen oder Siezen angebracht ist, Ihr Ironie und Smileys anwendet oder nicht. Generell ist Ironie in Mails schwieriger, deshalb solltet Ihr lieber darauf verzichten.

Tipp 3: Was soll in der Betreffzeile stehen?

Am besten eignet sich für eine gute Mail ein eindeutiger und präziser Betreff, z.B „Sommerfest-Anmeldung: Es sind nur noch wenige Plätze frei!“. Damit wird das Anliegen sofort klar und Euer Empfänger bekommt direkt mit, ob die Mail wichtig ist, das spart Zeit und ist zielführend. Falls Ihr denkt, dass Ihr unhöflich seid, macht Euch keine Sorgen: Höflich sein könnt Ihr immer noch beim Text in der Mail.

Tipp 4: Wie lang sollte die Mail sein?

Am besten so kurz wie möglich – kommt schnell auf den Punkt . Wenn wir ehrlich sind, haben wir doch keine Zeit lange Mails zu lesen, und auch oft keine Lust. Verschwendet nicht Eure Zeit mit belanglosen Fragen und Floskeln. Hier ein Beispiel wie eine kurze und präzise Mail mit drei Sätzen aussehen kann und einfach umzusetzen ist:

Betreff: Unterstützung beim Sommerfest gesucht

Hallo Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir suchen noch tatkräftige Unterstützung für unser Sommerfest am 20. Juli. 2019 am Bodensee. Es werden Helferinnen und Helfer für die Getränkeausgabe gesucht. Wer Interesse hat meldet sich einfach bis zum 10. Juli 2019 per Mail an uns.

Vielen Dank,
Euer Festkomitee

Falls es doch was länger sein muss, dann versucht alle zwei bis drei Sätze einen Absatz einzufügen. Das sorgt für einen besseren Lesefluss. Trotzdem gilt bei Mails die Devise „In der Kürze liegt die Würze“. Versucht auf Fachbegriffe und Abkürzungen zu verzichten. Und nutzt auch Aufzählungen.

Tipp 5: Wie viele Anhänge sollten in eine Mail?

Da sind die Meinungen unterschiedlich, ich finde aber Dateien mit max. 2 MB sind E- Mail tauglich. Alles andere wäre zu groß und das Versenden der Mails würde mir zu lange dauern. Mein persönlicher Tipp: Die Dateien einfach im Netz hochladen, zum Beispiel über We-Transfer (https://wetransfer.com) oder anderen Anbietern. Fügt einfach den Link in die Mail hinzu, so spart Ihr Euch eine Menge Speicherplatz sowohl bei Eurem Postausgang als auch beim Posteingang vom Empfänger. Vergesst nicht zu checken, ob der Link auch funktioniert.

Tipp 6: Wie sieht eine gute Grußformel am Ende der Mail aus?

Normalerweise reicht ein „Herzlicher Gruß“ oder „Viele Grüße“ aus. Ich finde es besonders ansprechend, wenn eine persönliche Note in der Grußformel verwendet wird: Viele Grüße aus dem Kessel von Stuttgart oder Freundliche Grüße nach Pforzheim.

Tipp7: Muss ich noch was tun bevor ich die Mail verschicke?

Oft wird es aus Zeitgründen einfach nicht gemacht oder vergessen einfach nochmal  über die Mail drüber zu lesen. Wenn Ihr das macht, fallen Euch noch Fehler auf, die Ihr noch rechtzeitig verbessern könnt, ohne dass es peinlich wird. Außerdem hilft es mir immer wieder, wenn Kolleginnen und Kollegen auch mal drüber lesen.

Und kontrolliert auch nochmal die E-Mail Adresse vom Empfänger – wäre doch blöd wenn die Nachricht wo anders ankommt ...

  

Viel Spaß beim Mail schreiben und bis zur nächsten Woche!

Macht nix kaputt!

Euer Walter 

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